Oceniając kompleksowo efektywność każdego procesu powinniśmy uwzględnić czas poświęcony na realizację poszczególnych jego etapów oraz skutek podjętych działań. Dogłębna analiza i weryfikacja tych czynników umożliwi podjęcie decyzji co do wprowadzenia ewentualnych zmian i optymalizacji. Jednym z narzędzi, sprawdzających się w tym aspekcie, jest fotografia dnia pracy, która jest na tyle elastyczna, że znajduje swoje zastosowanie w różnych branżach i na różnych stanowiskach.
Przeprowadzając fotografię dla naszych klientów z branży FMCG szczegółowo planujemy i przygotowujemy cały proces, ponieważ od tego etapu zależy jego powodzenie. Swoje działania rozpoczynamy od zdefiniowania celu. Ważna jest odpowiedź na pytanie: z jakiego powodu chcemy przeprowadzić fotografię? Czy dostrzegamy problem i chcemy go dokładnie zbadać, czy też planujemy wprowadzić zmiany i weryfikujemy, czy będą one możliwe do wdrożenia?
Następnie przechodzimy do zdefiniowania kryteriów, które będą nam towarzyszyły przy wyborze osób objętych badaniem. Powinny być one spójne z celem procesu, np. wynik oceny pracowniczej, rodzaj obsługiwanych klientów, trasówka itp. Jeśli przeprowadzamy ten proces w strukturze dedykowanej do sprzedaży w różnych kanałach dystrybucji, powinniśmy uwzględnić reprezentantów każdej z tych grup. Z uwagi na odmienność standardów, zadań, czy wielkość klientów, czas poszczególnych kroków wizyty handlowej będzie się różnił. Jeśli chcemy dokonać obserwacji pracy na stanowiskach, które są liczne w naszej organizacji powinniśmy wybrać te, które pracują zgodnie z naszymi oczekiwaniami. W momencie, gdy zdecydujemy się na pracowników, którzy są oceniani powyżej lub poniżej oczekiwań, możemy zaburzyć nasze obserwacje.
Na przebieg całego procesu wpływ ma również termin dokonywania obserwacji. Najlepiej, aby był to okres, w którym pracownik wykonuje swoje standardowe zadania (np. poza wzmożonymi działaniami w roku) i aby fotografia trwała kilka następujących dni po sobie. Dzięki temu zrozumiemy i poznamy lepiej specyfikę pracy na danym stanowisku, a prowadzony pomiar będzie bardziej obiektywny.
W ramach współpracy z klientami przygotowujemy również arkusz obserwacji, w pełni dopasowany do zadań obserwowanej osoby oraz narzędzia pomocne w pomiarze poszczególnych czynności. Na rynku dostępnych jest coraz więcej aplikacji do mierzenia czasu, które znacznie przyspieszają cały proces. Nasi przeszkoleni Pracownicy dokonują odpowiednich ocen, notatek i obserwacji. Są to osoby bezstronne, rozumiejące daną specyfikę pracy ale nie związane zależnością służbową z obserwowaną osobą. Widzimy, że coraz więcej firm decyduje się na powierzenie tego procesu podmiotom zewnętrznym, aby zachować obiektywizm.
Po zebraniu danych szczegółowo analizujemy wyniki, wyciągamy wnioski, odwołujemy się do praktyk z rynku i przygotowujemy rekomendacje dostosowane do potrzeb struktury i specyfiki pracy z danym produktem. Jest to kluczowy etap całego procesu, ponieważ w tym momencie podejmujemy decyzję co do ewentualnych zmian, czy optymalizacji procesów. Odwołując się do naszych wcześniejszych doświadczeń przeprowadzane przez nas fotografie dnia pracy przyczyniały się do wprowadzenia usprawnień pracy naszych Handlowców i zmian wcześniej wypracowanych standardów, np. w zakresie zmniejszenia lub zwiększenia liczby wizyt handlowych u klientów, korekty kroków wizyty handlowej w zakresie liczby wypełnionych ankiet, czasu poświęconego na rozmowę handlową, czy zmiany trasówek. W konsekwencji przyczyniło się to do zwiększenia poziomu realizowanych celów i efektywności pracy naszych Handlowców, dlatego zachęcamy do przeprowadzania takiej formy aktywności.
Zespół Target PRO
