Plan naprawczy często wywołuje negatywne skojarzenia u pracownika, w tym brak poczucia pewności zatrudnienia i zbliżający się koniec współpracy.
Ważne jest, aby menedżerowie wykazywali się aktywnością podczas całego procesu i uświadamiali pracownika, że plan naprawczy ma na celu pomóc Mu wyznaczyć kierunek i skorygować stosowane do tej pory metody działania.
Jak zatem pracować z planem naprawczym? Na to pytanie odpowie Monika Augustyniak – Menedżer Projektu Target PRO.
W przypadku programu naprawczego mamy do czynienia z 3 etapami: etapem przygotowania, wdrożenia i zakończenia. Tworząc program naprawczy powinniśmy dokładnie zastanowić się nad celem do którego dążymy. Od niego będą uzależnione dalsze kroki.
Program musi być przede wszystkim dostosowany do potrzeb danego pracownika. Ważne jest aby zaadresować w nim obszary, które wymagają korekty, np. kroki wizyty handlowej, praca z półką, rozmowa handlowa z klientem, stosowanie języka korzyści itp. Nierozłączną częścią programu jest plan działania, który powinien być rozpisany krok po kroku. Pracownik musi wiedzieć co wymaga korekty, ale również jak ją wprowadzić. Bez takich wskazówek uzna program za nierealny. Istotne jest również zdefiniowanie timingu, oczekiwań i rezultatów jakie powinny nastąpić po zakończeniu procesu. Pracownik musi wiedzieć w jakim kierunku zmierza, w jakim czasie i z czego będzie rozliczany.
Najważniejsze jest jednak aby plan został przygotowany wraz z pracownikiem. Menedżer zobowiązany jest wziąć pod uwagę opinię pracownika, zrodzi to w nim poczucie odpowiedzialności oraz przyczyni się do tego, że będzie zmotywowany do efektywniejszej pracy.
Rola Menedżera nie kończy się na etapie przygotowania programu. Ważne jest aby Menedżer cyklicznie np. raz na tydzień omawiał realizację wypracowanego planu działania – dzięki temu dokładnie pozna status podjętych działań, a Przedstawiciel będzie odczuwał większą motywację do wprowadzania zmian, wiedząc jaki etap osiągnął. Ponadto istotne jest odbywanie wraz z Handlowcem regularnych wspólnych prac w terenie, które pozwolą na zweryfikowanie poziomu nabytej wiedzy, czy podniosą jakość wprowadzanych punktów z planu. W przypadku zaobserwowania braków w wiedzy lub niedostatecznych umiejętnościach Menedżer może szybko zareagować, przeprowadzić dodatkowe szkolenia, czy wprowadzić korekty w samym programie naprawczym.
Ostatnim etapem jest zakończenie. W przypadku zrealizowania wyznaczonych celów należy zakończyć plan naprawczy oraz przywrócić pracownika na swoje stanowisko pracy, aby mógł dalej wykonywać powierzone mu obowiązki. Jeżeli cele nie zostały w pełni osiągnięte i widzimy dalsze szanse na zmiany, należy wydłużyć czas trwania planu, aby pracownik miał możliwość zakończyć go powodzeniem. Jeżeli Menedżer nie zaobserwuje zmiany postawy, poprawy zaangażowania oraz wyników, mogą zostać podjęte decyzje o przeniesieniu pracownika, degradacji, a w ostateczności o rozwiązaniu umowy. Ważne jest, aby pracownik nie został bez odpowiedzi i otrzymał szczegółowy feedback dzięki czemu unikniemy nieporozumień i niedopowiedzeń.
Programy naprawcze często są wdrażane jako wynik ocen pracowniczych. Warto je jednak stosować w momencie zaobserwowania spadku jakości pracy. Menedżer zobowiązany jest do tego, aby podjąć wszelkie działania, które pomogą uniknąć zwolnienia pracownika. Niedostateczne zaangażowanie lub jego brak najczęściej skutkuje niepowodzeniem, co przyczynia się do nie osiągnięcia założonych celów przez pracownika.
